Het ECD voor zzp’ers in de zorg en Privacy

Verplicht of niet?

Al vanaf de eerste introductie in dit onderwerp (in 2019) kregen we direct de vraag “is dit Elektronisch Cliëntendossier ook verplicht voor zzp’ers?”. In ons netwerk werd een artikel gedeeld, waarin duidelijk wordt onderbouwd waarom het overstappen op een digitaal ECD (online portaal) niet verplicht is voor zzp’ers.

We hebben zelf de juridische factsheet over deze aanvullende wetgeving nauwkeurig doorgelezen, en wij menen te begrijpen wat er bedoeld wordt:

Wanneer je in de thuiszorg ervoor kiest om gebruik te maken van een digitaal dossier, ben je verplicht om:

• De cliënt hier digitaal inzage in te geven.
• De cliënt inzage te geven in de “logs”: een overzicht van de personen met wie het dossier is gedeeld, wie het dossier heeft ingezien/gewijzigd en wanneer.

Deze twee punten zijn de laatste toevoeging die per 1 juli 2020 verplicht zijn. In de factsheet is te lezen wat er al eerder wettelijk is vastgelegd bij het gebruik van een digitaal dossier.

Deze wetgeving geldt dus wanneer je er als zorgteam voor kiest om een digitaal dossier te gebruiken. Bij een papieren dossier geldt deze wetgeving niet. “Dus”, zegt een deel van de zorgverleners, “het papieren dossier heeft onze voorkeur, we stappen voorlopig niet over op digitaal.”

Papieren dossier vs. Digitaal dossier: Privacy

Zorg Met Elkaar is in de afgelopen maanden in gesprek gegaan met twee aanbieders van een digitaal (online) zorgdossier voor zzp’ers in de thuiszorg. We hebben verschillende informatieve webinars georganiseerd, waarin de mogelijkheden en kosten van deze opties zijn besproken. Tijdens deze webinar kwam steeds de vraag terug: Waarom niet gewoon een papieren dossier gebruiken? In zeer korte zorgvragen en gespecialiseerde zorg is dit wellicht handiger, maar over het algemeen raden wij zzp’ers aan de overstap naar digitaal te gaan maken.

Wanneer je kijkt naar de AVG (Privacywetgeving), heb je als zelfstandig zorgverlener een grote verantwoordelijkheid wanneer je zelf een zorgdossier bijhoudt. Wanneer je kiest voor een papieren dossier, zijn wij van mening dat het heel lastig is om aan deze eisen te voldoen, en zo de privacy van de cliënt goed te waarborgen. Wie gaat bijvoorbeeld het zorgdossier bewaren voor de verplichte termijn van 5 jaar na het afsluiten van het dossier? Jij als zorgverlener moet dit te allen tijde kunnen opvragen. En hoe zorg je ervoor dat derden geen ongeautoriseerd toegang hebben tot het dossier, wanneer deze bij de cliënt thuis wordt bewaard?

De overstap naar digitaal: Handmatig of via een extern systeem

Als je de overstap gaat maken naar digitaal, kan je er natuurlijk voor kiezen om handmatig het opgebouwde zorgdossier (vooraf of achteraf) te digitaliseren. Dit zou bijvoorbeeld via een USB-stick inzichtelijk gemaakt kunnen worden voor de cliënt. Dat scheelt geld, en als ondernemer in de zorg heb je al genoeg verplichte kosten. Toch adviseren wij om een digitaal online zorgdossier te gebruiken, van bijvoorbeeld Bij ONS of Dinz.

Waarom? André Noorlander (Dinz) omschrijft het als volgt:

“Het klopt dat het gebruik van een ECD niet verplicht is. Wat we wel duidelijk maken, is dat dit niet op zichzelf staat. Er zijn legio eisen op het gebied van registratie, logging en informatieveiligheid (zowel bij een papieren dossier als een handmatig digitaal dossier). Om aan al deze eisen te voldoen moet je goed weten wat je doet en je flink inspannen om daaraan te voldoen zonder ondersteunende software. In de praktijk betekent dat in veel, zo niet bijna alle gevallen, dat een ECD je meer ontzorgt dan dat het kost.”

Als zelfstandige is het goed om, binnen de kaders van wetgeving, zelf je bedrijfsvoering in te richten en dit soort keuzes goed te overwegen. We hopen dat deze informatie hieraan bijdraagt.